Módulo 04 · Citas

Última actualización: 14 de noviembre de 2026.

Documento funcional para validación con usuarios. Se presentan comportamientos esperados y reglas en lenguaje claro, sin códigos de trazabilidad técnica.

Contexto funcional vigente

El MVP se desarrolla en plataforma web. Salud 365 presenta la experiencia del usuario y coordina las operaciones; Elite Global Doctors (EGD) es el core clínico. Las capacidades concretas de sus servicios e interfaces aún requieren validación técnica.

El titular que contrata y paga puede ser distinto del paciente; los pacientes dependientes deben estar vinculados y autorizados. Los usuarios, pacientes y médicos requieren registro y correspondencia de identidad entre Salud 365 y EGD.

Las modalidades son telemedicina «Lo antes posible» y programada. Se seleccionan paciente, especialidad y modalidad; se acepta el consentimiento informado y se registra el motivo de consulta en la etapa Triaje antes del pago. Izipay confirma el pago antes de elegir el horario de una programada o continuar con la asignación de «Lo antes posible».

En ambas modalidades, el motivo de consulta se guarda en Salud 365 después del consentimiento y antes del pago. Su envío a EGD se vincula con la cita cuando exista el identificador externo correspondiente; guardar la información localmente no equivale a confirmar su recepción en EGD.

EGD entrega la solución de videoconsulta para integrarla en Salud 365 y envía por WhatsApp el enlace al paciente y al médico. Terminar la llamada no significa cerrar el acto médico: el profesional puede retomar una atención pendiente. Ante un fallo de conexión o error, se mantiene la misma URL proporcionada por EGD, no se genera otra y el enlace deja de expirar para permitir retomar la atención.

Descripción funcional y procesos

Objetivo y alcance

Especificar la creación, consulta, confirmación, seguimiento, cancelación y reagendamiento de citas para telemedicina «Lo antes posible» y programada en Salud 365, con EGD como core médico. El módulo coordina la reserva y su ciclo administrativo; el registro y cierre clínico se desarrollan en el Módulo 06 – Acto Médico.

Alcance de MVP: citas web para TITULAR y pacientes/dependientes autorizados; disponibilidad médica; consentimiento y registro del motivo de consulta en Triaje antes del pago; Izipay; selección de horario posterior al pago para programada o asignación para «Lo antes posible»; sincronización con EGD; consulta de citas y reagendamiento. La orientación telefónica y UME se especifican como servicios de derivación telefónica en otro módulo.

Decisiones base y límites

Confirmado: telemedicina «Lo antes posible» y programada, canal web, Izipay en fase 1.

Confirmado: el TITULAR pagador puede ser distinto del paciente; solo podrá operar sobre pacientes vinculados y autorizados.

Confirmado: consentimiento informado y registro del motivo de consulta en Triaje antes del pago, en ese orden.

Confirmado: EGD es el core médico; los usuarios, pacientes y médicos deben existir en ambos sistemas, con correspondencia de identificadores.

Confirmado (actualización v0.3): el TITULAR accede desde su sesión a las citas de pacientes asociados y a su videoconsulta embebida en Salud 365. EGD proporciona el enlace y envía notificaciones de cita con enlace por WhatsApp al paciente y al médico asignado.

La cita solo se presenta como confirmada por EGD cuando existe un acuse válido de EGD. Salud 365 conserva localmente la solicitud, el pago asociado, los datos y el resultado conocido, sin convertir el guardado local en una confirmación externa. Ante resultados inciertos se aplica conciliación.

Reagendamiento prioritario; devoluciones de pago excepcionales y gestionadas fuera de la aplicación, sujeto a política aprobada.

No se asume que EGD ya dispone de endpoints, estados, bloqueo de cupos o disponibilidad en tiempo real: todo ello requiere validación técnica.

Actualización v0.2 (observación de negocio): pago primero, agendamiento después. Antes del pago se permite consultar disponibilidad informativa, sin seleccionar ni reservar un horario. La selección definitiva y la creación de la cita en EGD se realizan después de confirmar el pago. No corresponde bloquear una franja durante Izipay; se valida disponibilidad efectiva y concurrencia al registrar la cita y se gestionan las solicitudes pagadas sin cita.

Actores y responsabilidades

Flujo funcional de referencia

1. TITULAR autenticado selecciona paciente propio o dependiente autorizado.

2. Elige especialidad/servicio y luego modalidad «Lo antes posible» o programada; se muestran condiciones y precio antes de pagar, sin reservar todavía un horario.

3. Salud 365 valida paciente y servicio; presenta el consentimiento informado aplicable.

4. El TITULAR acepta expresamente el consentimiento; se registra versión, fecha, usuario y paciente asociado. Después completa el motivo de consulta en la etapa Triaje y Salud 365 lo guarda asociado al paciente y a la solicitud.

5. Realiza el pago en Salud 365 mediante Izipay; Salud 365 verifica el pago y habilita el agendamiento solo después de confirmarlo.

6. Después del pago confirmado, selecciona día y hora para programada y el sistema asigna un médico disponible; en «Lo antes posible» continúa con la asignación, sin seleccionar una fecha u hora.

7. Salud 365 conserva la solicitud local, solicita el registro de la cita en EGD y vincula su confirmación e identificador con la transacción pagada. La confirmación de la cita corresponde a EGD.

8. El motivo de consulta capturado antes del pago se transmite a EGD asociado a la cita cuando exista su identificador externo; se distingue el guardado local de la recepción externa. TITULAR y MÉDICO consultan la cita según sus permisos.

Regla actualizada: el pago ocurre ANTES del agendamiento. No se bloquea un horario durante el pago. La disponibilidad se valida al reservar después del cobro y se gestionan los pagos confirmados sin cupo. Consentimiento y motivo de consulta en Triaje se completan antes del pago.

Definición confirmada de videoconsulta: el enlace de EGD se presenta embebido en Salud 365 al seleccionar la cita del paciente asociado; EGD envía por WhatsApp el enlace al paciente y al médico. Pendiente únicamente el detalle técnico de autenticación, integración y seguridad del enlace. Ante fallo o error se conserva la misma URL EGD sin generar otra y el enlace deja de expirar; se mantienen los controles de acceso autorizados.

RF-04-001 · Selección de modalidad y vista principal.

Objetivo: Permitir iniciar una solicitud de cita para el propio TITULAR-paciente o un dependiente autorizado y elegir telemedicina «Lo antes posible» o programada.

Actores: TITULAR.

Precondiciones:

El TITULAR debe tener una sesión activa en Salud 365.

El paciente debe estar registrado en Salud 365.

El paciente debe estar asociado al TITULAR y contar con la autorización correspondiente.

Salud 365 utilizará los datos de los pacientes registrados en su plataforma para gestionar las solicitudes de atención médica.

No será obligatorio que el paciente se encuentre sincronizado previamente con EGD para iniciar una solicitud de cita, registrar información de preconsulta o consultar los datos disponibles en Salud 365.

Cuando una operación requiera intervención de EGD, Salud 365 proporcionará la información del paciente mediante el mecanismo de integración que se acuerde con dicho proveedor.

La confirmación de una cita o atención dependerá de la respuesta confiable de EGD, sin que la falta de sincronización previa del paciente constituya por sí misma un impedimento funcional.

Flujo principal:

1. Se ingresa a Solicitar cita y se selecciona al propio titular-paciente o a un paciente dependiente autorizado.

2. Selecciona una especialidad disponible para el paciente y el servicio.

3. Selecciona la modalidad «Lo antes posible» o programada, conforme a las modalidades habilitadas para la especialidad. Se informa el precio y se permite la consulta informativa de disponibilidad según RF-04-002.

4. Salud 365 presenta el consentimiento informado vigente para su aceptación expresa y después solicita el motivo de consulta en la etapa Triaje, antes del pago.

5. Si la modalidad seleccionada es «Lo antes posible», ejecutar la referencia RF-04-004.

6. Si la modalidad seleccionada es PROGRAMADA, ejecutar la referencia RF-04-003.

Validaciones y reglas:

El pagador no necesariamente es el paciente. En ambas modalidades, la solicitud sin pagar tiene una vigencia inicial de 10 minutos, administrada mediante configuración. Este plazo no bloquea ni reserva un horario; una vez confirmado el pago se conserva su trazabilidad y se habilita el proceso correspondiente.

El paciente debe estar registrado y habilitado en Salud 365.

No será obligatorio que el paciente se encuentre sincronizado con EGD para iniciar la solicitud de cita.

Cuando el paciente no exista en EGD, Salud 365 utilizará los datos registrados en su propia base de datos.

Alternativas y excepciones:

Si el paciente no está sincronizado con EGD, continuar utilizando la información registrada en Salud 365.

Si el paciente no existe en Salud 365, solicitar su registro antes de continuar.

Si la modalidad seleccionada no está disponible, informar al TITULAR y presentar las alternativas habilitadas.

Criterios de aceptación:

El TITULAR puede seleccionar pacientes propios o dependientes autorizados.

Se permite iniciar una solicitud de cita utilizando los datos del paciente registrados en Salud 365, aunque no exista sincronización con EGD.

La falta de sincronización con EGD no genera un bloqueo automático del proceso.

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-002 · Consulta de disponibilidad médica

Objetivo: Mostrar médicos, especialidades y horarios/cupos aptos para reservar, según modalidad.

Actores: TITULAR, EGD.

Precondiciones: paciente y modalidad válidos para consultar disponibilidad informativa. Se requiere pago confirmado para seleccionar efectivamente un horario o iniciar la asignación correspondiente.

Flujo principal:

1. Se solicita disponibilidad para modalidad y especialidad. Antes del pago la consulta es solo informativa; no permite seleccionar ni reservar horas. Al terminar, el titular puede cerrar la consulta y volver a modalidad.

2. El sistema consulta agenda/oferta en EGD o Salud 365.

3. Muestra médico, especialidad, fecha, horario y zona horaria. Para programada, el titular selecciona día y hora; el sistema asigna un médico disponible de la especialidad. La elección manual de un médico no constituye un paso obligatorio.

Validaciones y reglas:

No presentar como disponible un cupo vencido o confirmado para otro usuario.

Distinguir atención «Lo antes posible» de turnos futuros dentro de la modalidad PROGRAMADA.

Registrar zona horaria y hora de referencia.

Alternativas y excepciones:

Si EGD no responde,usar los horarios regisstrados en Saludo 365.

Si el cupo se ocupa, solicitar nueva selección.

Integraciones y datos: EGD: agenda, especialidades, profesionales, cupos y confirmación de disponibilidad al reservar.

Criterios de aceptación:

Se visualizan solo cupos vigentes obtenidos de fuente autorizada.

Una selección caducada se detecta antes de confirmar.

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-003 · Solicitud de telemedicina programada

Objetivo: Registrar una cita futura DESPUÉS del pago confirmado, sin generar doble asignación y manteniendo la trazabilidad del cobro.

Actores: TITULAR, Salud 365,EGD.

Precondiciones: Paciente habilitado; consentimiento aceptado y pago Izipay confirmado; selección de horario posterior al pago.

Flujo principal:

1. Una vez confirmado el pago mediante RF-11-001 · Inicio de pago y resumen de compra, se habilita el agendamiento.

2. Si pago es exitoso,se consulta fechas y horarios disponibles en EGD y Salud 365 con RF-04-002-Consulta de disponibilidad médica. El TITULAR puede elegir Agendar más tarde y retomar la selección desde la solicitud pagada sin efectuar un nuevo cobro.

3. Selecciona fecha y hora; Salud 365 revalida el cupo inmediatamente antes de registrar la cita en EGD, volviendo a ejecutar la referencia “RF-04-002-Consulta de disponibilidad médica”.

4. Si no hay disponibilidad, Salud 365 ejecuta la referencia “RF-04-006 · Pago aprobado sin disponibilidad médica”.

5. Salud 365 guarda la solicitud y los datos localmente y envía a EGD la solicitud de cita con identificador único y datos del paciente.

6. Si EGD rechaza la creación según disponibilidad real, Salud 365 conserva el resultado vinculado al pago previo y aplica RF-04-006 · Pago aprobado sin disponibilidad médica. Se envía una notificación indicando el motivo de rechazo.

7. Si EGD confirma la cita según disponibilidad real, Salud 365 guarda su identificador y resultado, conservando el vínculo con el pago previo.

8. Presenta código y estado de cita confirmada solo cuando EGD confirma. Se envía la notificación de confirmación. El motivo ya capturado antes del pago se transmite asociado a la cita mediante RF-04-007 · Motivo de consulta y triaje.

Validaciones y reglas:

La reserva debe ser idempotente.

Conservar relación entre solicitud, transacción de pago y cita EGD.

No marcar confirmada sin confirmación del core.

Alternativas y excepciones:

Cupo ocupado al intentar registrar: ofrecer otro horario sin efectuar un nuevo cobro.

Pago aprobado sin disponibilidad o sin cita EGD: mantener solicitud pagada pendiente de agendamiento/incidencia, permitir nueva selección según política y escalar si no hay alternativas; no duplicar cobro.

Integraciones y datos: EGD disponibilidad y creación de citas; Izipay pago previo; correlación entre solicitud pagada y cita EGD.

Criterios de aceptación:

Una cita confirmada posee identificador único y confirmación EGD.

Los reintentos no duplican citas.

Referencias de trazabilidad (vinculación preliminar): FL-04-004 | INT-06, INT-07 | Checklist EGD: 6.2, 6.4, 6.5; 6.1, 6.5.

RF-04-004 · Solicitud de telemedicina «Lo antes posible»

Objetivo: solicitar atención lo antes posible mediante asignación automática según disponibilidad, sin pedir al titular una fecha y hora de atención.

Actores: TITULAR, EGD.

Precondiciones: paciente elegible, servicio habilitado y capacidad médica comprobada antes del cobro; consentimiento y motivo de consulta registrados antes de pagar.

Flujo principal:

1. Antes de iniciar el pago, Salud 365 comprueba la capacidad médica del servicio. Si no hay médicos conectados o la modalidad no está disponible, informa al TITULAR y ofrece programada sin iniciar un cobro. Si puede continuar, el pago se gestiona mediante RF-11-001 · Inicio de pago y resumen de compra.

2. Tras el pago confirmado, la solicitud entra al proceso de asignación automática y, si corresponde, a la cola de atención. No se solicita seleccionar una fecha ni una hora. Se muestra posición y espera estimada sin prometer atención instantánea; si la espera se prolonga se ofrecen las alternativas aprobadas sin duplicar el cobro.

3. Si no hay disponibilidad, Salud 365 ejecuta la referencia “RF-04-006 · Pago aprobado sin disponibilidad médica”.

4. Salud 365 conserva la solicitud local y envía a EGD los datos de paciente, médico y solicitud que correspondan para registrar la cita asignada con un identificador único.

5. Si EGD rechaza la creación o asignación, Salud 365 vincula el resultado con el pago previo y aplica RF-04-006 · Pago aprobado sin disponibilidad médica. Se notifica el motivo conocido de rechazo.

6. Cuando EGD confirma la cita asignada, Salud 365 registra el identificador externo y el resultado vinculados al pago previo.

7. Presenta el código y estado de cita confirmada cuando EGD confirma y gestiona la notificación correspondiente. El motivo registrado antes del pago se envía asociado a esa cita según RF-04-007 · Motivo de consulta y triaje.

8. Se utiliza la URL de videoconsulta proporcionada por EGD para integrarla en Salud 365, conforme a RF-05-001 · Habilitación de acceso a videoconsulta.

Validaciones y reglas:

No prometer atención instantánea sin capacidad verificada.

La asignación médica debe ser trazable. Cuando corresponda, el titular puede solicitar al médico de una atención anterior o pasar a la asignación general; la disponibilidad y la espera se informan sin garantizar una asignación no confirmada.

El acceso a videoconsulta requiere cita válida.

Alternativas y excepciones:

Sin médicos disponibles después del pago: informar y ofrecer telemedicina programada u otra alternativa aprobada, conservando la solicitud pagada para seguimiento.

Integraciones y datos: EGD: asignación, registro de cita, enlace de videoconsulta embebible y envío de WhatsApp al paciente y médico; Izipay y Módulo 05. Confirmar contratos técnicos, seguridad y eventos.

Criterios de aceptación:

No se genera cita ficticia cuando no hay capacidad.

La solicitud y su resultado son trazables.

Referencias de trazabilidad (vinculación preliminar): FL-04-009 | INT-23 | Checklist EGD: 7.3, 8.2, 8.3.

RF-04-005 · Consentimiento informado

Objetivo: Registrar aceptación explícita del consentimiento antes del cobro y, por tanto, antes de seleccionar o asignar definitivamente una cita.

Actores: TITULAR.

Precondiciones: Paciente y tipo de atención seleccionados.

Flujo principal:

1. Muestra documento vigente y condiciones.

2. Identifica a quien acepta y en representación de qué paciente.

3. Registra aceptación expresa, documento y versión, fecha, usuario aceptante y paciente asociado. La pantalla permite recorrer el documento y habilita la casilla al llegar al final; si el texto cabe completo, la casilla puede habilitarse sin desplazamiento.

4. Habilita la continuación al motivo de consulta en la etapa Triaje; una vez registrado, se continúa al pago.

Validaciones y reglas:

Sin aceptación no se inicia pago.

No reutilizar consentimiento de otra persona o versión sin regla aprobada.

Conservar evidencia auditable.

Alternativas y excepciones:

Rechazo: cancelar flujo sin cargo.

Dependiente sin representación válida: bloquear y orientar a validación.

Integraciones y datos: Repositorio/versionado de consentimientos, vínculo TITULAR–paciente.

Criterios de aceptación:

No se llega a Izipay sin aceptación registrada.

Puede auditarse documento, versión, paciente y aceptante.

Referencias de trazabilidad (vinculación preliminar): FL-04-002 | INT-00 | Checklist EGD: Sin referencia registrada.

RF-04-006 · Pago aprobado sin disponibilidad médica

Objetivo:

Gestionar los casos en los que un pago ha sido confirmado, pero no es posible completar la asignación del médico o el agendamiento en EGD y Salud 365, conservando la transacción pagada, registrando la incidencia y presentando al TITULAR las alternativas aprobadas por el negocio.

Actores: TITULAR, Salud 365, Izipay; EGD y ADMINISTRADOR cuando aplique.

Precondiciones:

Compra existente con pago aprobado y verificado.

Paciente y servicio identificados.

Solicitud de atención o agendamiento iniciada, o imposibilidad de iniciarla debidamente identificada.

Resultado de indisponibilidad o fallo de asignación obtenido de EGD, o falta de respuesta registrada como estado incierto.

Flujo principal:

1. Salud 365 registra la compra como pagada y la solicitud como no agendada.

2. Salud 365 registra una incidencia asociada a la compra y al paciente.

3. El TITULAR visualiza un mensaje informativo con el estado de su solicitud.

4. Si existen alternativas comerciales aprobadas, Salud 365 las presenta.

5. La incidencia permanece disponible para seguimiento administrativo hasta su resolución.

Diferencia entre las modalidades:

Situación	Telemedicina «Lo antes posible»	Telemedicina programada
Sin disponibilidad	No hay médico asignable para atender	No hay horario disponible para reservar
Estado del pago	Aprobado	Aprobado
Estado de atención	No iniciada	No agendada
Alternativa posible	Espera, nueva solicitud u otra opción aprobada	Selección de otro horario
Dependencia	Capacidad de asignación de EGD	Disponibilidad de agenda EGD

Las alternativas no deben considerarse aprobadas hasta que Salud 365 defina su política comercial.

Validaciones y reglas:

Un pago aprobado no garantiza disponibilidad médica

Si no hay disponibilidad, conservar el pago como Aprobado

No marcar cita Confirmada ni atención Realizada sin evidencia de EGD

Registrar incidencia con compra, paciente, modalidad y motivo

No generar un segundo cobro al seleccionar otra alternativa de atención, salvo política expresa

No realizar devoluciones automáticas en el MVP

La vigencia del derecho a atención debe establecerse por política comercial

Distinguir una falta de disponibilidad confirmada de un timeout de EGD

Criterios de aceptación:

Si EGD confirma que no hay médicos disponibles, se registra una incidencia.

El pago permanece aprobado.

No se genera una cita confirmada.

El TITULAR visualiza un mensaje claro.

El ADMINISTRADOR puede consultar la incidencia y registrar su seguimiento.

Si EGD no responde, el sistema no interpreta automáticamente el timeout como ausencia de médicos.

Referencias de trazabilidad (vinculación preliminar): FL-11-002 | INT-06, INT-07 | Checklist EGD: 6.2, 6.4, 6.5; 6.1, 6.5.

RF-04-007 · Motivo de consulta y triaje

Objetivo: registrar el motivo de consulta en Salud 365 después del consentimiento y antes del pago, como preparación de la atención médica, y gestionar su envío a EGD asociado a la cita correspondiente.

Actores: TITULAR, PACIENTE, Salud 365 y EGD.

Precondiciones:

El consentimiento informado de la solicitud está aceptado y todavía no se ha iniciado el pago.

El paciente se encuentra registrado en Salud 365.

Existe una solicitud de atención identificada.

Se dispone del campo de motivo de consulta de la etapa denominada Triaje, aplicable a ambas modalidades.

Flujo principal:

1. Se presenta la etapa Triaje, que consta del campo de texto obligatorio Motivo de consulta.

2. El TITULAR o el paciente autorizado registra el motivo de consulta.

3. Salud 365 valida y registra las respuestas.

4. El sistema asocia la información con el paciente y la solicitud de atención.

5. Salud 365 conserva la información local y prepara su envío a EGD; cuando la cita cuente con identificador EGD, la transmite asociada al paciente y a esa cita mediante el mecanismo de integración aprobado.

6. Después del guardado local permite continuar al pago. Registra separadamente el resultado del envío posterior a EGD, sin mostrarlo como recibido antes de obtener confirmación.

Telemedicina programada

El motivo se captura antes del pago. Tras confirmar la cita programada en EGD, se transmite asociado al identificador de esa cita.

Telemedicina «Lo antes posible»

El motivo se captura antes del pago. Después de la asignación y confirmación de la cita «Lo antes posible» en EGD, se transmite asociado al identificador correspondiente.

Validaciones y reglas:

El motivo de consulta se solicita después de aceptar el consentimiento informado y antes de iniciar el pago.

Las respuestas deberán quedar asociadas al paciente correcto.

No será obligatorio que el paciente esté sincronizado previamente con EGD para registrar esta información en Salud 365.

Los datos clínicos deberán tratarse como información sensible, con acceso restringido.

El triaje no constituye un diagnóstico médico.

Si EGD no confirma la recepción de los datos, Salud 365 registrará la incidencia sin indicar que la información fue sincronizada correctamente.

Si el usuario abandona el formulario, el sistema deberá conservar el estado recuperable conforme a la política aprobad

Criterios de aceptación:

El formulario se presenta después del consentimiento y antes del pago en ambas modalidades.

Las respuestas se registran y se asocian al paciente y a la solicitud correspondiente.

En la modalidad programada, la información puede relacionarse con la cita confirmada.

El sistema identifica si la información fue recibida por EGD o se encuentra pendiente de envío

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-008 · Confirmación, detalle y consulta de cita

Objetivo: Permitir que el TITULAR, el MÉDICO y el ADMINISTRADOR autorizado consulten la información y el estado de las citas médicas, de acuerdo con sus permisos de acceso.

Actores: TITULAR, MÉDICO, ADMINISTRADOR, Salud 365 y EGD.

Precondiciones:

Existe una cita registrada.

El usuario tiene una sesión activa.

El usuario cuenta con autorización para consultar la cita.

Flujo principal:

1. El sistema presenta los datos generales(médico, fecha, modalidad,etc) y los estados de la atención y las opciones de las funcionalidades “RF-04-009 · Reagendamiento de cita” y “RF-04-010 · Cancelación de cita e incidencias”.

2. Muestra las acciones disponibles según el perfil del usuario y el estado de la cita.

3. Cuando corresponda, permite acceder a la videoconsulta de EGD integrada en Salud 365 mediante RF-05-001 · Habilitación de acceso a videoconsulta. Ante un fallo se conserva la misma URL de EGD, no se genera otra y el enlace deja de expirar para permitir retomar la atención.

Información que se visualizará (propuesta).

Campo	Descripción
Número de cita	Identificador de la cita.
Paciente	Nombres y apellidos.
Médico asignado	Nombre del profesional responsable.
Especialidad	Especialidad correspondiente al servicio.
Modalidad	Telemedicina «Lo antes posible» o programada.
Fecha de cita	Fecha programada o asignada.
Hora de cita	Hora de atención.
Estado de la cita	Situación administrativa de la cita.
Estado del acto médico	Situación del proceso clínico.
Acciones disponibles	Ver detalle, ingresar a videoconsulta, reagendar o cancelar, según corresponda.

Validaciones y reglas:

El TITULAR podrá consultar las citas de los pacientes asociados sobre los cuales tenga autorización.

El MÉDICO únicamente podrá consultar las citas asignadas a su perfil.

El ADMINISTRADOR tendrá acceso a la información necesaria para sus funciones autorizadas.

El estado de la cita será independiente del estado del acto médico.

La finalización de una videoconsulta no significará automáticamente el cierre del acto médico.

La falta de sincronización previa del paciente con EGD no impedirá consultar la información registrada en Salud 365.

Los estados confirmados por EGD deberán reflejarse correctamente en Salud 365.

Alternativas y excepciones:

Si la cita no existe, mostrar un mensaje informativo.

Si el usuario no tiene autorización, restringir el acceso.

Si EGD no responde, mostrar la última información disponible, identificando que su actualización está pendiente.

Si existen diferencias entre los registros, mantener la incidencia para conciliación.

Criterios de aceptación:

Cada usuario puede consultar únicamente las citas autorizadas.

La pantalla muestra la información general y los estados correspondientes.

Las acciones disponibles se presentan de acuerdo con el estado de la cita.

El acceso a la videoconsulta se habilita únicamente cuando corresponde.

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-009 · Reagendamiento de cita

Objetivo: Permitir que el TITULAR cambie la fecha y hora de una cita médica programada, de acuerdo con las condiciones establecidas por Salud 365 y la disponibilidad médica de EGD, conservando la referencia del pago original y el historial de las modificaciones realizadas.

Actores: TITULAR, Salud 365, EGD y ADMINISTRADOR cuando corresponda.

Precondiciones:

El TITULAR tiene una sesión activa en Salud 365.

La cita está asociada al TITULAR o a un paciente dependiente autorizado.

Existe una cita confirmada en EGD.

La cita se encuentra en un estado que permite su reagendamiento.

Existe un pago aprobado asociado a la cita.

Las condiciones comerciales de reagendamiento están definidas y disponibles para su evaluación.

Flujo principal:

1. El TITULAR selecciona la opción «Reagendar».

2. Salud 365 verifica si la cita cumple con las condiciones para ser reagendada, considerando el estado de la cita, el tiempo de anticipación y la cantidad de cambios permitidos.

3. El sistema consulta en EGD/Salud 365 la disponibilidad médica correspondiente a la especialidad y al servicio contratado con la funcionalidad “con RF-04-002-Consulta de disponibilidad médica”.

4. Salud 365 muestra las fechas y horarios disponibles. Cuando corresponda, permitirá mantener al médico original o seleccionar otro médico habilitado de la misma especialidad, según las reglas aprobadas.

5. El TITULAR selecciona la nueva fecha y hora.

6. Salud 365 presenta un resumen con los datos de la cita original y la nueva programación, incluyendo las condiciones comerciales aplicables.

7. El TITULAR confirma la solicitud de reagendamiento.

8. Salud 365 solicita a EGD la modificación de la cita y verifica el resultado de la operación.

9. Cuando EGD confirma el reagendamiento, Salud 365 actualiza la información local de la cita y conserva el historial de fecha y hora anteriores.

10. El sistema mantiene la relación de la cita con el pago original, sin generar automáticamente un nuevo cobro.

11. Salud 365 muestra al TITULAR la confirmación del reagendamiento y la información actualizada.

12. Se gestiona la notificación del cambio de cita según las responsabilidades acordadas con EGD/salud 365.

Validaciones y reglas:

Solo el TITULAR autorizado podrá solicitar el reagendamiento de una cita asociada a su cuenta.

El reagendamiento estará permitido únicamente para citas que cumplan las condiciones comerciales establecidas.

No se permitirá reagendar una cita cuyo acto médico haya finalizado o que se encuentre en un estado incompatible con esta operación.

La nueva fecha y hora deberán corresponder a disponibilidad confirmada por EGD.

La cita original no deberá perderse antes de obtener una confirmación confiable del cambio, salvo que EGD proporcione un procedimiento seguro que garantice la operación.

El reagendamiento conservará la referencia del pago original.

No se generará automáticamente un nuevo cobro por modificar la fecha u hora de una cita.

Si el cambio de médico, especialidad o servicio genera una diferencia tarifaria, se aplicará únicamente una política comercial previamente aprobada.

Se conservará el historial de las modificaciones, incluyendo fecha y hora original, nueva fecha y hora, usuario que solicitó el cambio y resultado de EGD.

No se mostrará una cita como reagendada hasta recibir una confirmación confiable de EGD.

Los límites de reagendamiento, anticipación mínima y posibles restricciones deberán ser configurables según la política aprobada.

Alternativas y excepciones:

Cita fuera del plazo permitido: Salud 365 informará que la cita no puede reagendarse y mostrará las alternativas autorizadas.

Sin disponibilidad médica: El sistema informará que no existen horarios disponibles y permitirá realizar una nueva búsqueda sin modificar la cita original.

Horario ocupado durante la confirmación: Salud 365 solicitará seleccionar una nueva fecha u hora, conservando la cita original cuando EGD confirme que no se realizó ningún cambio.

EGD no responde: Salud 365 registrará la solicitud con resultado pendiente de verificación. No confirmará el reagendamiento hasta conocer el resultado real de EGD.

Cita cancelada o atención finalizada: El sistema impedirá el reagendamiento.

Límite de reagendamientos alcanzado: Salud 365 informará la restricción y, cuando corresponda, ofrecerá un canal de atención administrativa.

Diferencia tarifaria: Si la modificación implica un importe adicional, el sistema aplicará el procedimiento aprobado. No realizará un cobro adicional sin una regla comercial definida.

Incidencia económica: Salud 365 registrará el caso para seguimiento administrativo, conservando la referencia del pago original.

Integraciones y datos:

EGD: Consulta de disponibilidad médica, validación de cupos, modificación de citas, consulta de estados y confirmación del reagendamiento.

Módulo 11 – Pagos: Consulta y conservación de la referencia del pago original y registro de incidencias económicas.

Módulo 14 – Notificaciones: Coordinación de las notificaciones de reagendamiento según las responsabilidades establecidas con EGD.

Salud 365: Registro de solicitudes, historial de modificaciones, estados e incidencias.

Criterios de aceptación:

El TITULAR puede solicitar el reagendamiento de una cita elegible.

El sistema muestra únicamente los horarios disponibles obtenidos de la fuente autorizada.

El TITULAR visualiza y confirma la nueva programación antes de ejecutar el cambio.

Una cita solo se muestra como reagendada cuando EGD confirma la operación.

El pago original permanece vinculado a la cita.

Un reagendamiento permitido no genera automáticamente un nuevo cobro.

El historial conserva los datos originales y los nuevos datos de la cita.

Si EGD rechaza el cambio, la cita original se mantiene cuando se confirma que no fue modificada.

Si EGD no responde, el sistema registra el resultado como pendiente de verificación, sin presentar una confirmación falsa.

El TITULAR puede consultar la información actualizada después de un reagendamiento exitoso.

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-010 · Cancelación de cita e incidencias

Objetivo:

Permitir que el TITULAR solicite la cancelación de una cita médica, de acuerdo con las condiciones comerciales establecidas por Salud 365, asegurando la confirmación de EGD, conservando la trazabilidad del pago realizado y registrando las incidencias económicas que correspondan. Este flujo distingue la cancelación de una cita confirmada por EGD de la anulación de una solicitud local que todavía no tiene cita externa. La anulación local no se presenta como cancelación de una cita confirmada en EGD.

Actores: TITULAR, Salud 365, EGD, ADMINISTRADOR e Izipay cuando corresponda.

Precondiciones:

El TITULAR tiene una sesión activa en Salud 365.

La cita está asociada al TITULAR o a un paciente dependiente autorizado.

Existe una cita registrada y confirmada en EGD.

La cita se encuentra en un estado que permite solicitar su cancelación.

Existe una transacción de pago asociada a la cita.

Las condiciones comerciales de cancelación están definidas.

Flujo principal:

1. El TITULAR selecciona la opción «Cancelar cita».

2. Salud 365 verifica si la cita cumple las condiciones para solicitar la cancelación, considerando su estado, el tiempo de anticipación y las políticas comerciales.

3. El sistema presenta las condiciones aplicables, incluyendo las restricciones y el tratamiento económico previsto.

4. Salud 365 solicita al TITULAR seleccionar o registrar el motivo de cancelación, cuando corresponda.

5. El sistema muestra un mensaje de confirmación indicando que la cancelación de la cita no implica necesariamente una devolución del pago.

6. El TITULAR confirma la solicitud.

7. Salud 365 envía a EGD la solicitud de cancelación de la cita confirmada.

8. Salud 365 verifica la respuesta de EGD para determinar si la cancelación fue realizada correctamente.

9. Cuando EGD confirma la cancelación, Salud 365 actualiza el estado local de la cita y registra motivo, fecha y usuario que realizó la solicitud.

10. El sistema conserva la referencia del pago original y el historial de la cita cancelada.

11. Si la cancelación requiere una evaluación económica, Salud 365 registra una incidencia administrativa asociada a la cita y al pago.

12. Salud 365 muestra al TITULAR la confirmación de la cancelación y el estado de cualquier solicitud de revisión económica, cuando corresponda.

13. Se gestiona la notificación de cancelación según las responsabilidades acordadas con EGD/salud 365.

Validaciones y reglas:

Solo el TITULAR autorizado podrá solicitar la cancelación de citas asociadas a su cuenta.

La cancelación estará permitida únicamente cuando la cita cumpla las condiciones comerciales y operativas establecidas.

No se permitirá cancelar mediante este flujo una cita cuyo acto médico haya finalizado.

El sistema deberá mostrar las condiciones comerciales antes de que el TITULAR confirme la cancelación.

La cancelación solo se considerará efectiva cuando EGD confirme el resultado.

La cancelación de una cita no implicará automáticamente la devolución del pago.

Durante el MVP, Salud 365 no ejecutará devoluciones automáticas mediante Izipay.

El pago original conservará su referencia y trazabilidad, independientemente de la cancelación de la cita.

Una cita cancelada no modificará automáticamente el estado del pago a «Reembolsado».

Cuando corresponda evaluar una devolución, se registrará una incidencia para seguimiento administrativo.

El sistema conservará el historial de cancelación, incluyendo usuario, fecha, motivo, estado anterior y respuesta de EGD.

No se permitirá ejecutar una nueva cancelación sobre una cita que ya se encuentre cancelada.

Las cancelaciones realizadas por EGD o por indisponibilidad médica deberán registrarse con su motivo correspondiente y gestionarse según las políticas aprobadas.

Las condiciones de cancelación podrán variar según el tipo de servicio y la modalidad de atención.

Alternativas y excepciones:

Cancelación fuera de plazo: Salud 365 informará que la solicitud no cumple las condiciones y mostrará las alternativas disponibles, incluido el contacto con administración cuando corresponda.

Cita ya cancelada: El sistema informará que la cita se encuentra cancelada y no permitirá repetir la operación.

Acto médico en curso o terminado: Salud 365 impedirá la cancelación mediante este flujo y mostrará el mensaje correspondiente.

EGD rechaza la cancelación: Salud 365 conservará el estado confirmado de la cita e informará que la solicitud no pudo completarse.

EGD no responde: El sistema registrará la solicitud como pendiente de verificación y no mostrará la cita como cancelada hasta obtener una confirmación confiable.

Cancelación por indisponibilidad médica: Salud 365 registrará la incidencia y aplicará las alternativas comerciales aprobadas.

Solicitud de devolución: Salud 365 registrará el caso para evaluación administrativa, sin ejecutar una devolución automática.

Pago aprobado sin cita generada: El caso será gestionado mediante el RF-04-006 – Pago aprobado sin disponibilidad médica, ya que no existe una cita confirmada que pueda cancelarse mediante este requerimiento.

Integraciones y datos:

EGD: Solicitud de cancelación, validación de estado, confirmación del resultado y consulta de la cita.

Módulo 11 – Pagos: Conservación de la transacción original, consulta de estados de pago y registro de incidencias económicas.

Módulo 14 – Notificaciones: Coordinación de avisos de cancelación al paciente y al médico según las responsabilidades definidas con EGD.

Salud 365: Registro de solicitudes de cancelación, motivos, historial e incidencias administrativas.

Izipay: Consulta de información económica cuando corresponda; no se ejecutarán devoluciones automáticas en el MVP.

Criterios de aceptación:

El TITULAR puede solicitar la cancelación de una cita que cumpla las condiciones establecidas.

El sistema muestra las condiciones comerciales antes de solicitar la confirmación.

La cancelación requiere una confirmación expresa del TITULAR.

Una cita solo se muestra como cancelada cuando EGD confirma el resultado.

El sistema conserva el motivo y la trazabilidad de la cancelación.

La referencia del pago original permanece vinculada a la cita.

Una cancelación no genera automáticamente una devolución del pago.

Si corresponde una revisión económica, se registra una incidencia administrativa.

Si EGD rechaza la cancelación, Salud 365 informa el resultado y conserva el estado confirmado de la cita.

Si EGD no responde, Salud 365 registra la operación como pendiente de verificación.

El TITULAR puede consultar el estado actualizado de la cita y las incidencias asociadas.

Referencias de trazabilidad: FL por vincular | INT por vincular | API/Checklist EGD por verificar.

RF-04-011 · Supervisión administrativa y trazabilidad

Objetivo:

Permitir que el ADMINISTRADOR consulte y supervise las solicitudes de atención médica y las citas registradas en Salud 365, identificando su estado, los pagos asociados, las operaciones realizadas con EGD y las posibles incidencias, para facilitar su seguimiento y resolución de acuerdo con los permisos y procedimientos establecidos.

Actores: ADMINISTRADOR, Salud 365, EGD e Izipay cuando corresponda.

Precondiciones:

El ADMINISTRADOR tiene una sesión activa en Salud 365.

El usuario cuenta con permisos para acceder al módulo administrativo.

Existen solicitudes de atención, citas, transacciones de pago o incidencias registradas en Salud 365.

El sistema dispone de información de las operaciones realizadas y sus resultados, cuando corresponda.

Flujo principal:

1. El ADMINISTRADOR inicia sesión en Salud 365 y accede a la opción «Administración / Gestión de citas».

2. Salud 365 muestra un listado de las solicitudes de atención y citas registradas en la plataforma, incluyendo aquellas que todavía no cuentan con una cita confirmada en EGD. Los datos y acciones se distribuyen entre listado y detalle, conservando la información definida en la tabla de este requerimiento.

3. El ADMINISTRADOR puede realizar búsquedas por número de solicitud, número de cita, paciente, TITULAR, médico asignado o referencia de pago.

4. El sistema permite aplicar filtros por fecha o rango de fechas, modalidad de atención, estado del pago, estado de la cita, estado del acto médico y estado de la incidencia.

5. Salud 365 presenta los resultados de acuerdo con los criterios seleccionados.

6. El ADMINISTRADOR selecciona un registro mediante la opción «Ver detalle».

7. El sistema muestra la información general de la solicitud o cita, los datos del paciente y del TITULAR, el servicio contratado, el pago asociado y los estados correspondientes.

8. Cuando existe una cita en EGD, Salud 365 muestra el médico asignado, la fecha y hora de atención y los estados informados por EGD.

9. El ADMINISTRADOR puede consultar el historial de operaciones realizadas, incluyendo la confirmación del pago, los intentos de agendamiento, las respuestas de EGD, los reagendamientos, las cancelaciones y las incidencias registradas.

10. Si existe una incidencia, el sistema muestra su descripción, fecha de registro, estado y responsable de seguimiento, cuando corresponda.

11. El ADMINISTRADOR revisa la información y ejecuta las acciones autorizadas, como registrar observaciones, asignar un responsable, solicitar una verificación, actualizar el seguimiento administrativo o escalar el caso.

12. Cuando la incidencia requiere consultar el resultado de una operación con EGD o Izipay, Salud 365 realiza la verificación mediante el mecanismo de integración disponible y autorizado.

13. El ADMINISTRADOR registra el resultado de la revisión y, cuando corresponde, la resolución de la incidencia.

14. Salud 365 actualiza el seguimiento administrativo y conserva el historial de las acciones realizadas.

Información del listado administrativo:

Campo	Descripción funcional
Número de solicitud	Identificador de la solicitud de atención en Salud 365.
Número de cita	Identificador de la cita confirmada en EGD, cuando exista.
Paciente	Nombres y apellidos del paciente.
TITULAR	Nombres y apellidos del titular asociado a la solicitud.
Modalidad	Telemedicina «Lo antes posible» o programada.
Servicio / Especialidad	Servicio médico contratado.
Médico asignado	Médico responsable de la atención, cuando exista asignación.
Fecha y hora de cita	Fecha y hora programada o asignada, cuando corresponda.
Estado del pago	Situación del pago asociado a la solicitud.
Estado de la cita	Situación administrativa de la cita.
Estado del acto médico	Situación del proceso clínico informado por EGD.
Estado de incidencia	Indica si existe una incidencia pendiente, en seguimiento o resuelta.
Ver detalle	Permite consultar la información y trazabilidad de la solicitud o cita.

Filtros de búsqueda:

Número de solicitud o cita.

Nombres y apellidos del paciente.

Nombres y apellidos del TITULAR.

Médico asignado.

Fecha o rango de fechas.

Modalidad de atención.

Servicio o especialidad.

Estado del pago.

Estado de la cita.

Estado del acto médico.

Estado de la incidencia.

Referencia de pago.

Validaciones y reglas:

Solo los usuarios con perfil ADMINISTRADOR y permisos autorizados podrán acceder a esta funcionalidad.

El ADMINISTRADOR podrá consultar las solicitudes de atención y citas registradas en Salud 365, según su nivel de autorización.

El sistema deberá permitir identificar las solicitudes con pago aprobado que todavía no cuentan con una cita confirmada.

Los estados del pago, de la cita y del acto médico deberán mantenerse independientes.

Un pago aprobado no significará que la cita se encuentra confirmada.

Una cita finalizada no significará necesariamente que el acto médico se encuentra terminado.

La información del paciente podrá obtenerse de Salud 365 aunque no exista una sincronización previa con EGD.

Las citas y operaciones que dependan de EGD solo se considerarán confirmadas cuando exista una respuesta confiable de dicho sistema.

El ADMINISTRADOR no podrá modificar manualmente los estados clínicos ni registrar diagnósticos, recetas o conclusiones médicas mediante este módulo.

Las operaciones de reagendamiento y cancelación deberán cumplir las reglas establecidas en RF-04-009 y RF-04-010.

Las incidencias relacionadas con pagos aprobados sin disponibilidad médica deberán gestionarse conforme a RF-04-006.

El ADMINISTRADOR no podrá modificar manualmente un pago a «Aprobado» o «Reembolsado» sin evidencia válida de la operación correspondiente.

Toda acción administrativa deberá registrar usuario responsable, fecha, hora, operación realizada y resultado.

Los errores de integración deberán registrarse sin mostrar operaciones como exitosas cuando no exista confirmación.

Los reintentos de operaciones deberán evitar la duplicación de citas, pagos o modificaciones.

La información clínica sensible, como el motivo de consulta y el triaje, solo podrá visualizarse cuando el perfil tenga autorización expresa.

Las incidencias no podrán considerarse resueltas únicamente porque desaparezca un mensaje de error; deberá registrarse una verificación o resolución sustentada.

Alternativas y excepciones:

No existen registros: Salud 365 mostrará un mensaje indicando que no se encontraron solicitudes o citas con los filtros seleccionados.

Usuario sin permisos: El sistema denegará el acceso a la funcionalidad.

Pago aprobado sin cita generada: El ADMINISTRADOR podrá consultar la solicitud pagada, identificar la incidencia y realizar su seguimiento conforme al RF-04-006.

EGD no responde: Salud 365 conservará el estado conocido de la operación y registrará el resultado como pendiente de verificación, sin asumir que fue rechazada o confirmada.

Error durante la creación de una cita: El sistema permitirá consultar la solicitud original, el pago asociado y los resultados disponibles antes de autorizar cualquier nueva operación.

Error de reagendamiento: El ADMINISTRADOR podrá consultar el estado de la cita original y el resultado de la modificación solicitada.

Error de cancelación: Salud 365 no mostrará una cancelación como confirmada hasta contar con evidencia confiable de EGD.

Diferencia entre información de Salud 365 y EGD: El sistema registrará una incidencia de conciliación para determinar el estado correcto.

Incidencia económica: El ADMINISTRADOR podrá registrar y consultar el seguimiento correspondiente, sin ejecutar devoluciones automáticas en el MVP.

Falla de Izipay: Salud 365 deberá permitir verificar el estado de la transacción mediante el mecanismo disponible, evitando duplicar cobros.

Integraciones y datos:

EGD: Consulta de citas, disponibilidad, asignación médica, estados de atención, reagendamientos, cancelaciones y resultados de operaciones.

Izipay: Consulta de pagos, referencias de transacción y confirmación de operaciones económicas.

Módulo 02 – Pacientes: Información de pacientes registrados en Salud 365 y su relación con el TITULAR.

Módulo 03 – Médicos: Información de médicos y citas asignadas, según los datos disponibles.

Módulo 05 – Videoconsulta: Información del acceso a la atención, cuando corresponda y esté disponible.

Módulo 06 – Acto médico: Consulta de los estados clínicos informados por EGD, sin modificación desde el módulo administrativo.

Módulo 11 – Pagos: Consulta de transacciones, estados de pago e incidencias económicas.

Salud 365: Registro de solicitudes, citas, incidencias, historial de operaciones y seguimiento administrativo.

Criterios de aceptación:

El ADMINISTRADOR puede consultar las solicitudes de atención y citas registradas en Salud 365.

El sistema permite realizar búsquedas y aplicar los filtros definidos.

Se identifican las solicitudes pagadas que todavía no cuentan con una cita confirmada.

Cada registro permite consultar su información general, pago asociado y estados disponibles.

El sistema muestra de manera independiente el estado del pago, de la cita y del acto médico.

El ADMINISTRADOR puede consultar el historial de operaciones e incidencias asociadas.

Las incidencias pueden registrar responsable, observaciones, estado de seguimiento y resolución.

El sistema conserva la trazabilidad de las operaciones realizadas con EGD e Izipay.

Los errores de integración no generan confirmaciones falsas ni duplicación automática de operaciones.

Las acciones administrativas quedan registradas para auditoría.

El ADMINISTRADOR no puede modificar información clínica ni estados médicos sin un mecanismo expresamente autorizado.

La falta de sincronización previa del paciente con EGD no impide consultar la información disponible en Salud 365.

Una incidencia puede identificarse desde su solicitud inicial hasta su resolución administrativa

Referencias cruzadas:

RF-04-003 – Solicitud de telemedicina programada.

RF-04-004 – Solicitud de telemedicina «Lo antes posible».

RF-04-006 – Pago aprobado sin disponibilidad médica.

RF-04-008 – Confirmación, detalle y consulta de cita.

RF-04-009 – Reagendamiento de cita.

RF-04-010 – Cancelación de cita e incidencias.

Módulo 05 – Videoconsulta.

Módulo 06 – Acto médico.

Módulo 11 – Pagos.

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